AfA online vs. vor Ort: Vermittler-Kontakt digital

Der Kontakt zum Vermittler bei der Agentur für Arbeit läuft seit 2023 zu einem großen Teil digital. Videotermine, Telefontermine und Nachrichten über das Kundenportal ersetzen in vielen Regionen das klassische Gespräch vor Ort. Welche Form du bekommst, hängt von deiner Agentur, deinem Anliegen und deinem Ausstattungsstand ab.

Nicht jeder Termin funktioniert online gleich gut. Und nicht jeder Online-Termin ist so formlos, wie er wirkt.

Was kannst du online erledigen?

Die Agentur für Arbeit{target=“_blank” rel=“noopener”} bietet über das Kundenportal “eServices” und die App “BA-mobil” eine ganze Reihe von Vorgängen ohne Vor-Ort-Termin. Dazu gehören Arbeitssuchend-Meldung, Antragstellung ALG I, Bewerbungen verwalten, Lebenslauf pflegen, Nachrichten an den Vermittler, Dokumente hochladen.

Die Beratung selbst findet seit 2023 in vielen Agenturen als Videotermin oder als Telefontermin statt. Vor allem Folgetermine, Weiterbildungsberatung und kurze Rücksprachen werden digital abgewickelt. Das Erstgespräch nach Arbeitssuchend-Meldung ist in einigen Agenturen weiterhin vor Ort, in anderen wahlweise online.

Welche digitalen Formate gibt es?

Drei Formen sind relevant.

Videoberatung. Du bekommst einen Link per Portal oder E-Mail, wählst dich zur vereinbarten Zeit ein. Browser reicht, keine Installation nötig. Kamera und Mikrofon aktiv. Die Agentur nutzt ein eigenes Tool auf Servern in Deutschland.

Telefonberatung. Der Vermittler ruft dich pünktlich an. Keine Videokamera, keine Technik außer Telefon.

Schriftliche Nachrichten. Über das Postfach im Kundenportal kannst du Fragen stellen, Unterlagen hochladen, Belege einreichen. Antworten kommen in der Regel innerhalb weniger Werktage.

Was ist besser: online oder vor Ort?

Es gibt Gespräche, bei denen der Vor-Ort-Termin den Unterschied macht, und andere, bei denen es egal ist.

Für die erste Beratung, den Einstieg in das System, die persönliche Bestandsaufnahme hat ein Vor-Ort-Termin Vorteile. Du siehst den Menschen, er sieht dich, eine Gesprächsatmosphäre entsteht anders. Der erste Vermittler-Termin läuft vor Ort oft ruhiger.

Für Routine-Folgetermine, Rückfragen zu einer laufenden Maßnahme oder kurze Updates reicht Video oder Telefon. Das spart dir Anreise und ist für den Vermittler effizienter.

Wenn du einen Bildungsgutschein-Antrag besprechen willst, kommt es auf deine Argumentation an. Aus meiner Beratungspraxis weiß ich, dass viele Teilnehmer bei einem Videotermin knapper und strukturierter sprechen als im Büro. Das kann helfen, wenn du gut vorbereitet bist. Wer unsicher ist, trifft sich lieber persönlich.

Wie vereinbarst du einen Online-Termin?

Der Standardweg führt über das Kundenportal. Nach dem Login findest du unter “Termine” deine anstehenden Verabredungen und bei manchen Agenturen direkt die Option, einen Videotermin zu buchen.

Wenn du aktiv einen Online-Termin willst, schreib eine Nachricht an deinen Vermittler. Kurz, sachlich: “Ich würde den nächsten Termin gern per Video führen, ist das möglich?” Die Antwort kommt in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.

Nicht jede Agentur bietet in jeder Situation einen Videotermin an. Ländliche Regionen sind oft technisch stärker aufgestellt als Großstädte, weil der Pendelweg für Kunden sonst unverhältnismäßig wäre. Das war einer der Treiber für den Ausbau. In einer Großstadt-Agentur mit kurzen Wegen wird häufiger auf den Vor-Ort-Termin bestanden.

Welche Technik brauchst du?

Die Anforderungen sind niedrig. Laptop oder Smartphone mit Kamera und Mikrofon, stabiles Internet, ein ruhiger Raum. Die App BA-mobil funktioniert auf iOS und Android. Der Browser-Zugang läuft in Chrome, Firefox, Edge und Safari.

Wer keine Technik hat, kann das sagen. Die Agentur bietet dann einen Telefontermin oder einen Vor-Ort-Termin an. Niemand wird gezwungen, online zu arbeiten, wenn es nicht geht.

Was du beachten solltest: Die Videoberatung ist kein Smalltalk. Das Gespräch wird zwar nicht aufgezeichnet, aber der Vermittler dokumentiert den Inhalt im Beratungsvermerk, genauso wie beim Vor-Ort-Termin. Dein Gesicht und dein Name sind sichtbar. Der Vermittler prüft deine Identität anhand deiner Kundennummer und eines Ausweisvergleichs.

Wann musst du trotzdem in die Agentur kommen?

Es gibt Situationen, in denen Online nicht funktioniert.

Identitätsprüfung bei Erstmeldung in manchen Agenturen. Persönliche Unterschriften auf Formularen, die nicht über das Portal freigegeben werden können. Amtsärztliche Untersuchungen oder Reha-Begutachtungen. Ein verpflichtender Termin, bei dem die Agentur ausdrücklich das persönliche Erscheinen fordert.

Wer einer solchen Einladung nicht nachkommt, riskiert eine Minderung des Arbeitslosengeldes nach § 159 SGB III. Die Einladung sollte klar machen, ob online möglich ist. Wenn unklar, vor dem Termin nachfragen.

Im Zweifel gilt: Eine klare schriftliche Einladung zum persönlichen Termin ist verbindlich. Abweichungen müssen abgestimmt werden.

Was tun bei technischen Problemen?

Manchmal funktioniert der Videolink nicht, das Mikrofon streikt, die Leitung ist instabil. Dafür gibt es zwei Auffangnetze.

Erstens die direkte Telefonnummer der Agentur, die du in der Einladung findest. Ruf sofort an, wenn du zur vereinbarten Zeit nicht reinkommst. Kein Kommentar zu “ich hab fünf Minuten gewartet”. Wenn du aktiv informierst, zählt das als Mitwirkung.

Zweitens die zentrale Hotline 0800 4 5555 00 (kostenfrei, Mo bis Fr 8 bis 18 Uhr). Dort hilft man dir, wenn die lokale Agentur nicht erreichbar ist.

In der Praxis zeigt sich, dass Agenturen bei Technik-Problemen kulant sind, solange du kommunizierst. Wer sich meldet, bekommt einen neuen Termin. Wer nicht erscheint und nichts sagt, bekommt Post mit Rechtsfolgenbelehrung.

FAQ

Ist ein Videotermin bei der AfA datenschutzkonform?

Ja. Die Agentur nutzt ein Tool mit Serverstandort Deutschland, das den DSGVO-Anforderungen entspricht. Der Beratungsvermerk wird wie bei einem Vor-Ort-Termin in deiner elektronischen Akte abgelegt.

Kann ich einen Online-Termin absagen oder verschieben?

Ja, über das Kundenportal oder telefonisch. Die Regeln sind dieselben wie bei Vor-Ort-Terminen. Wie das korrekt läuft, steht im Artikel Termine ändern und absagen.

Bekomme ich beim Videotermin eine Kopie der Eingliederungsvereinbarung?

Ja. Die Vereinbarung wird entweder direkt im Gespräch erstellt und dir im Kundenportal zum Zeichnen bereitgestellt, oder postalisch verschickt. Prüfe den Inhalt genau, bevor du zustimmst.

Was, wenn ich keine stabile Internetverbindung habe?

Dann bitte um einen Telefontermin oder Vor-Ort-Termin. Die Agentur ist verpflichtet, dir einen zumutbaren Zugang zur Beratung zu ermöglichen. Digitale Barrierefreiheit ist kein Argument, dich auszuschließen.

Kann ich eine Begleitperson zum Videotermin dazuholen?

Ja, das musst du nur vorher ankündigen. Auch Dolmetscher oder Sozialverbandsmitarbeiter können am Video teilnehmen. Sag dem Vermittler zu Beginn wer sonst noch im Raum ist.

Über den Autor

Dr. Jens Aichinger ist Gründer von SkillSprinters, einem nach AZAV durch DEKRA zertifizierten Bildungsträger mit Sitz in Bayreuth. Promovierter Naturwissenschaftler, seit über zehn Jahren in Bildung und Digitalisierung unterwegs. Mehr über den Autor.

Zuletzt geprüft am 22. April 2026 von Dr. Jens Aichinger.

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